Cara Membuat Dokumen Word yang Dapat Diakses

Kiat-kiat bermanfaat untuk membuat dokumen yang dapat diakses di Microsoft Word ini berasal dari Program Siswa Penyandang Cacat(tautan bersifat eksternal).

Jika Anda akan mengekspor dokumen Word ke dalam format PDF, lakukan pekerjaan sebanyak mungkin di Word terlebih dahulu sebelum mengekspor ke PDF. Ini akan membantu memastikan bahwa PDF dapat diakses semaksimal mungkin, dan akan mempermudah pembaruan dokumen di masa mendatang.

Cara Membuat Dokumen Word yang Dapat Diakses

Lihat Cara Membuat Dokumen PDF yang Dapat Diakses untuk tips tentang PDF yang dapat diakses.
Tips untuk Membuat Dokumen Word yang Dapat Diakses

  • Jalankan pemeriksa aksesibilitas
  • Gunakan gaya judul
  • Gunakan teks alternatif untuk gambar
  • Gunakan header tabel
  • Gunakan penganalisa kontras warna

1. Jalankan pemeriksa aksesibilitas

Pemeriksa Aksesibilitas MS Word akan memeriksa dokumen untuk masalah aksesibilitas umum. Pemeriksa Aksesibilitas memberikan saran tentang cara memperbaiki masalah yang ditemukan di dokumen Anda.

Pemeriksa Aksesibilitas MS Word(tautan bersifat eksternal)

2. Gunakan gaya heading

Gaya judul memudahkan pengguna teknologi bantu (AT) untuk menavigasi dokumen Anda. Setiap gaya heading mewakili tingkat yang berbeda dalam hierarki konten dan mengkomunikasikan struktur dokumen Anda kepada pengguna AT.

Terapkan Gaya Judul MS Word:

  • Gaya judul Windows(tautan bersifat eksternal)
  • Gaya judul Mac OS(tautan bersifat eksternal)

3. Gunakan teks alternatif untuk gambar

Teks alternatif adalah deskripsi singkat dari sebuah gambar di dokumen Anda. “Teks alternatif” akan dibaca oleh pengguna teknologi bantu yang tidak akan mengetahui konten gambar.

Tambahkan Teks Alternatif MS Word:

teks alternatif Windows(tautan bersifat eksternal)
teks alternatif Mac OS(tautan bersifat eksternal)

4. Gunakan header tabel

Header tabel memungkinkan pengguna teknologi bantu untuk memahami hubungan antar sel di tabel Anda. Pengguna AT akan mendengar sel header sebelum sel data, dan dengan demikian memahami kolom mana yang dirujuk data.

Gunakan Header Tabel MS Word:

Header tabel Windows(tautan bersifat eksternal)
Tajuk tabel Mac OS(tautan bersifat eksternal)

5. Gunakan penganalisis kontras warna

Kontras warna yang memadai membuat teks lebih mudah diakses oleh individu dengan buta warna. Pastikan rasio kontras antara warna latar depan dan latar belakang memenuhi persyaratan kontras WCAG 2.0(tautan bersifat eksternal).

Cara Membuat Dokumen PDF yang Dapat Diakses

Kiat-kiat bermanfaat untuk membuat dokumen yang dapat diakses di Microsoft Word ini berasal dari Program Siswa Penyandang Cacat(tautan bersifat eksternal).
Disarankan untuk menggunakan Microsoft Word atau Adobe InDesign untuk membuat dokumen PDF Anda, karena program ini memungkinkan Anda untuk menyimpan dokumen asli Anda ke format PDF yang dapat diakses. Membuat PDF dengan program ini juga akan menghemat banyak waktu Anda, dibandingkan dengan mengedit PDF Anda secara langsung dalam program pengeditan PDF seperti Adobe Acrobat Pro.
Untuk memastikan praktik terbaik untuk aksesibilitas dalam dokumen yang dibuat di Google Documents ( bDrive(tautan bersifat eksternal)), alat yang disebut Grackle Docs(tautan bersifat eksternal)tersedia.

Sebelum melanjutkan dengan tips di bawah ini, harap tinjau tips untuk membuat dokumen Word yang dapat diakses.
Tips untuk Membuat Dokumen PDF yang Dapat Diakses
Membuat File PDF

Pertama, Anda harus memastikan untuk mengikuti praktik terbaik untuk membuat dokumen MS Word dan Adobe InDesign yang dapat diakses.

Membuat Dokumen MS Word yang Dapat Diakses
Membuat PDF yang Dapat Diakses dari Microsoft Word(tautan bersifat eksternal)
Membuat PDF yang Dapat Diakses dari Adobe InDesign(tautan bersifat eksternal)

Menggunakan Perangkat Lunak Pengenalan Karakter Optik (OCR)

Jika dokumen MS Word atau InDesign asli tidak tersedia, Anda mungkin ingin menggunakan pemindai atau program perangkat lunak yang menyertakan pengenalan karakter optik (OCR).

Perpustakaan UC Berkeley berisi setidaknya satu stasiun Scannex(tautan bersifat eksternal)dengan kemampuan OCR yang mengubah dokumen yang dipindai menjadi dokumen berbasis teks, yang kemudian dapat diedit di MS Word dan disimpan sebagai PDF.
Menemukan Artikel Jurnal dalam Format PDF Berbasis Teks

Jika Anda menggunakan artikel jurnal, cari artikel menggunakan OskiCat dan unduh PDF teks lengkap jika tersedia. Artikel PDF ini sering kali merupakan PDF berbasis teks, yang lebih mudah diakses sepenuhnya daripada PDF berbasis gambar.
Memeriksa Aksesibilitas Dokumen PDF di Adobe Acrobat DC

Untuk memeriksa aksesibilitas dokumen PDF Anda, sebaiknya gunakan alat berikut di Adobe Acrobat DC(tautan bersifat eksternal).

Catatan: Langkah-langkah ini berkaitan dengan fitur yang ditemukan di Adobe Acrobat DC, bukan Adobe Reader.

  • Jalankan Wizard Tindakan yang Dapat Diakses
  • Tambahkan teks ke dokumen Anda
  • Gunakan judul dokumen
  • Setel bahasa dokumen
  • Tambahkan teks alternatif untuk gambar
  • Tambahkan struktur tag
  • Kenali bidang formulir, tambahkan tooltips ke bidang formulir, dan tambahkan tag ke bidang formulir
  • Gunakan header tabel
  • Periksa urutan membaca
  • Periksa kontras warna yang sesuai

1. Jalankan Wizard Tindakan yang Dapat Diakses

Wizard Membuat Tindakan yang Dapat Diakses di Adobe Acrobat DC akan memandu Anda melalui langkah-langkah membuat PDF Anda dapat diakses. Setiap langkah akan meminta Anda untuk menambahkan informasi aksesibilitas yang mungkin hilang dari PDF Anda. Di akhir proses, Acrobat DC akan menjalankan pemeriksaan aksesibilitas penuh terhadap dokumen Anda dan akan merekomendasikan langkah lebih lanjut yang dapat Anda ambil untuk memulihkan PDF Anda.

Penyihir Aksi Adobe Acrobat Pro(tautan bersifat eksternal)

2. Tambahkan Teks ke Dokumen Anda

Tidak semua PDF benar-benar berisi teks di dalamnya. Jika PDF Anda adalah PDF berbasis teks atau PDF yang dapat dicari, Anda akan dapat memilih teks dalam dokumen. Jika Anda tidak dapat memilih teks dalam dokumen Anda, Anda memiliki PDF berbasis gambar dan harus menggunakan alat OCR untuk mengenali teks dalam PDF Anda.

Menambahkan Teks ke Dokumen PDF Anda(tautan bersifat eksternal)

3. Gunakan Judul Dokumen

Judul dokumen penting agar pengguna teknologi bantu dapat mendengar nama dokumen saat membuka file dan saat beralih di antara banyak tab dalam program PDF.

Mengatur Judul Dokumen dalam Dokumen PDF(tautan bersifat eksternal)

4. Atur Bahasa Dokumen

Bahasa dokumen menentukan synthesizer ucapan mana yang digunakan oleh program teknologi bantu.

Mengatur Bahasa Dokumen PDF(tautan bersifat eksternal)
5. Tambahkan Teks Alternatif untuk Gambar

Setiap gambar atau gambar yang menyampaikan informasi penting dalam dokumen Anda harus memiliki teks alternatif. Teks alternatif adalah deskripsi singkat dari gambar yang akan dibacakan dengan lantang kepada pengguna teknologi bantu. Buat teks alternatif Anda menjadi 1-2 kalimat.

Menambahkan Teks Alternatif dalam Dokumen PDF(tautan bersifat eksternal)

6. Tambahkan Struktur Tag

PDF yang dapat diakses harus memiliki tag. Paragraf harus memiliki tag paragraf, daftar harus memiliki tag daftar, gambar harus memiliki tag gambar, tabel harus memiliki tag tabel, dll. Tag ini dapat diakses oleh teknologi bantu dan memungkinkan pengguna AT untuk melompat dengan cepat ke bagian atau item yang diinginkan di dokumen.
Saat menggunakan tag heading, tag Anda harus mengikuti urutan heading yang teratur, seperti Heading 1-Heading 2-Heading 3, bukan Heading 1-Heading 3-Heading 2.

Menambahkan / Memperbaiki Tag di Dokumen PDF(tautan bersifat eksternal)

7. Kenali Bidang Formulir, Tambahkan Tooltips ke Bidang Formulir, dan Tambahkan Tag ke Bidang Formulir

Jika PDF Anda akan digunakan sebagai formulir, pastikan semua bidang formulir dikenali dan diberi keterangan alat yang sesuai. Tooltip memberikan deskripsi bidang formulir dan dibacakan oleh pengguna AT. Bidang formulir juga harus memiliki tag formulir dan muncul dalam urutan yang benar di dalam panel tag.

Mengenali Bidang Formulir dalam Dokumen PDF(tautan bersifat eksternal)
Menambahkan Tooltip ke Bidang Formulir di Dokumen PDF(tautan bersifat eksternal)
Menandai Bidang Formulir dalam Dokumen PDF(tautan bersifat eksternal)

8. Gunakan Header Tabel

Untuk memastikan bahwa data tabular dibaca secara logis oleh teknologi bantu, gunakan tag header tabel untuk header kolom, header baris, atau keduanya.

Menambahkan Header Tabel ke Tabel dalam Dokumen PDF(tautan bersifat eksternal)

9. Periksa Urutan Membaca

Anda perlu memeriksa secara manual apakah konten dalam PDF Anda mengikuti urutan pembacaan yang logis. Untuk memeriksa urutan membaca, buka panel tag dan panah ke bawah. Pindahkan item ke atas atau ke bawah di panel tag untuk memperbaiki masalah dengan urutan pembacaan.

10. Periksa Kontras Warna yang Sesuai

Anda perlu memeriksa secara manual apakah dokumen PDF Anda memiliki kontras warna yang cukup. Sebaiknya gunakan alat Penganalisis Kontras Warna gratis, yang tersedia untuk MacOS dan PC. Jika ada masalah kontras dalam PDF Anda, Anda harus kembali ke program pembuatan dan menyesuaikan warna di sana.

CATATAN: Setiap masalah kontras warna yang ditemukan kemungkinan perlu ditangani dalam dokumen sumber (mis., Microsoft Word.) Jika Anda menemukan masalah kontras warna dalam PDF, dan mengekspor ulang PDF, Anda harus melakukan ulang semua penandaan dan urutan membaca bekerja dari tips di atas.